Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Cette réglementation européenne vise à renforcer la protection des données personnelles des citoyens de l’Union européenne (UE) et à responsabiliser les entreprises qui les traitent. Dans cet article, nous allons aborder les principales obligations du RGPD pour les sociétés, ainsi que les enjeux et défis liés à sa mise en œuvre.
Les grands principes du RGPD
Le RGPD repose sur plusieurs principes fondamentaux qui doivent guider toutes les organisations dans leurs pratiques de traitement des données personnelles :
- La licéité, loyauté et transparence : les traitements doivent être effectués de manière légale, loyale et transparente vis-à-vis des personnes concernées.
- La limitation des finalités : les données doivent être collectées pour des finalités précises, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités.
- L’exactitude : les données collectées doivent être exactes et tenues à jour lorsque cela est nécessaire.
- La minimisation des données : seules les données nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées doivent être collectées.
- La limitation de la conservation : les données doivent être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
- L’intégrité et la confidentialité : les données doivent être traitées de manière à garantir leur sécurité, notamment contre les accès non autorisés ou les traitements illicites.
Les nouvelles responsabilités des sociétés
Afin d’assurer le respect de ces principes, le RGPD introduit plusieurs obligations pour les sociétés :
Responsabilisation (accountability)
Les entreprises sont tenues de mettre en place des mesures internes garantissant la conformité de leurs traitements de données personnelles avec le RGPD. Cela peut inclure la désignation d’un Délégué à la protection des données (DPO), la réalisation d’analyses d’impact sur la vie privée ou encore la mise en œuvre de processus permettant de garantir la sécurité des données.
Notification des violations de données
En cas de violation de données (fuite, accès non autorisé, etc.), les entreprises ont l’obligation d’en informer l’autorité de contrôle compétente (la CNIL en France) dans un délai maximum de 72 heures après en avoir pris connaissance. Les personnes concernées doivent également être informées si la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour leurs droits et libertés.
Consentement éclairé des personnes concernées
Le RGPD renforce les exigences en matière de consentement pour le traitement des données personnelles. Celui-ci doit être libre, spécifique, éclairé et univoque. Les entreprises doivent donc s’assurer que le consentement des personnes concernées est recueilli de manière adéquate et être en mesure de prouver qu’il a bien été donné.
Droit à l’information et aux autres droits des personnes concernées
Le RGPD prévoit plusieurs droits pour les personnes dont les données sont traitées, tels que le droit d’accès, de rectification, d’effacement (« droit à l’oubli »), de limitation du traitement, à la portabilité des données et d’opposition. Les entreprises doivent donc mettre en place des mécanismes permettant de répondre aux demandes d’exercice de ces droits dans les délais impartis par la réglementation.
Les sanctions encourues en cas de non-conformité
Le RGPD prévoit un régime de sanctions renforcé en cas de non-respect de ses dispositions. Les autorités de contrôle peuvent ainsi prononcer des amendes administratives pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial (selon le montant le plus élevé) pour les manquements les plus graves.
Il est donc crucial pour les sociétés de prendre conscience des enjeux liés au RGPD et d’adopter une démarche proactive afin d’éviter les sanctions et préserver leur réputation.
Les étapes clés pour se conformer au RGPD
Pour mettre en œuvre une démarche de conformité au RGPD, les entreprises peuvent suivre plusieurs étapes :
- Faire un état des lieux de leurs traitements de données personnelles (cartographie, registre).
- Identifier les risques liés à ces traitements et définir des actions pour les maîtriser (analyses d’impact, mesures de sécurité).
- Mettre en place des mécanismes internes pour assurer la conformité au RGPD (désignation d’un DPO, formation du personnel, processus de gestion des droits des personnes concernées, etc.).
- Réaliser une veille réglementaire pour rester informé des évolutions législatives et jurisprudentielles en matière de protection des données.
- Documenter l’ensemble des actions et mesures mises en œuvre pour assurer la conformité au RGPD (registre, contrats avec les sous-traitants, etc.).
Cette démarche doit être réalisée en collaboration avec l’ensemble des parties prenantes (direction générale, services juridiques, informatiques, marketing, etc.) afin d’assurer une prise en compte globale et cohérente des exigences du RGPD.
Ainsi, le RGPD constitue un véritable défi pour les sociétés qui doivent repenser leurs pratiques de traitement des données personnelles afin de se conformer à cette réglementation. Cependant, cette mise en conformité représente également une opportunité d’améliorer la gouvernance des données au sein des organisations et de renforcer la confiance des clients et partenaires.